Diferencia entre proceso y procedimiento: una guía esencial

¿Qué es un proceso?

En general, un proceso es una serie de acciones o pasos tomados para lograr un fin particular. Puede ser algo simple como el proceso de hacer una taza de té, o algo más complejo como el proceso de desarrollo de un software.

No obstante, en el mundo empresarial, un proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas que transforman insumos (inputs) en productos o servicios (outputs). 

Los procesos de negocios buscan ser eficientes y efectivos para mejorar el rendimiento de la organización.

Estos procesos son fundamentales para el funcionamiento de una empresa, ya que a través de ellos se realizan y gestionan todas las tareas y operaciones necesarias para alcanzar los objetivos de la organización.

Algunas de las características clave de los procesos empresariales hacen referencia a:

• Estructura y secuencia: Los procesos tienen una estructura definida y siguen una secuencia lógica de pasos. Cada paso depende del anterior y contribuye al siguiente, asegurando que el proceso fluya de manera eficiente hacia su objetivo.
• Transformación: Los procesos transforman recursos o datos de entrada en productos o servicios de salida. Esta transformación es el núcleo de cualquier proceso empresarial, agregando valor en cada etapa.
• Eficiencia y efectividad: Los procesos están diseñados para ser eficientes y efectivos, maximizando el valor generado y minimizando los recursos y tiempo necesarios para completarlos.
• Repetibilidad y consistencia: Los procesos empresariales suelen ser repetitivos y están estandarizados para garantizar la consistencia y calidad en los resultados.
• Mejora continua: Las empresas suelen revisar y mejorar sus procesos continuamente, buscando maneras de hacerlos más rápidos, más baratos, más eficientes o más efectivos.
• Integración y coordinación: Los procesos en una empresa suelen estar interconectados y deben coordinarse entre diferentes departamentos y equipos para garantizar una operación fluida y coherente de la organización.
• Orientación al cliente: Muchos procesos empresariales están diseñados con un enfoque en el cliente, buscando satisfacer sus necesidades y expectativas de manera eficiente y efectiva.

¿Qué es un procedimiento?

Un procedimiento es una serie de acciones o etapas concretas que se llevan a cabo de manera ordenada para realizar una tarea específica o para lograr un resultado determinado. 

En el ámbito empresarial y organizacional, los procedimientos son fundamentales para garantizar que las actividades se ejecuten de manera eficiente, consistente y controlable. 

A continuación, se detallan algunas características y aspectos importantes de los procedimientos:

• Instrucciones detalladas: Un procedimiento incluye instrucciones detalladas sobre cómo realizar una tarea. Estas instrucciones suelen ser paso a paso y buscan ser claras y fáciles de seguir.
• Estandarización: Los procedimientos ayudan a estandarizar la forma en que se realizan las tareas dentro de una organización. Esto asegura que las actividades se realicen de manera uniforme, independientemente de quién las lleve a cabo.
• Control y consistencia: Al seguir un procedimiento establecido, las organizaciones pueden mantener un nivel de calidad y consistencia en sus operaciones. Esto es especialmente importante en áreas donde la precisión y la repetibilidad son cruciales.
• Eficiencia y efectividad: Los procedimientos están diseñados para ser eficientes, minimizando el tiempo y los recursos necesarios para completar una tarea, al mismo tiempo que maximizan la efectividad del resultado.
• Documentación: Los procedimientos suelen estar documentados, lo que facilita la capacitación y orientación de nuevos empleados, así como la revisión y mejora continua de las prácticas de trabajo.
• Cumplimiento y regulación: En muchos sectores, seguir procedimientos específicos es un requisito para cumplir con normativas legales o estándares de la industria. Esto es especialmente relevante en sectores como el farmacéutico, el alimentario, el financiero y otros altamente regulados.
• Flexibilidad y adaptación: Aunque los procedimientos buscan estandarizar las tareas, también pueden ser adaptados y modificados según las necesidades cambiantes de la organización o en respuesta a situaciones imprevistas.

Diferencia entre proceso y procedimiento

La diferencia entre un proceso y un procedimiento radica principalmente en su alcance y enfoque dentro de una organización o actividad. Aunque a menudo se utilizan indistintamente, tienen significados distintos:

1. Definición y Enfoque:

• Proceso: Como un proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas que toman un insumo (input) y lo transforman para crear un resultado (output), el enfoque está en el flujo y la transformación para alcanzar un objetivo específico. Los procesos son más amplios y pueden abarcar varios procedimientos.
• Procedimiento: Un procedimiento es un conjunto de instrucciones detalladas que describen cómo se debe llevar a cabo una tarea específica. Es más prescriptivo y detallado, enfocándose en los pasos exactos que deben seguirse.

1. Alcance y Aplicación:

• Proceso: Tiene un alcance más amplio y puede involucrar múltiples departamentos, funciones o disciplinas dentro de una organización. Un proceso se enfoca en lograr un resultado y puede incluir varios procedimientos.
• Procedimiento: Generalmente tiene un alcance más limitado y se aplica a tareas específicas dentro de un proceso. Es más detallado y se centra en cómo se deben realizar esas tareas.

1. Finalidad y Objetivo:

• Proceso: Su objetivo principal es transformar insumos en resultados valiosos, enfocándose en la eficiencia y efectividad del flujo de trabajo y la entrega de valor.
• Procedimiento: Busca garantizar la consistencia y calidad en la ejecución de una tarea, proporcionando un método estandarizado y detallado para realizarla.

1. Documentación:

• Proceso: La documentación de un proceso describe el flujo de trabajo general, sus etapas, los insumos y resultados esperados, y cómo se relacionan las diferentes actividades.
• Procedimiento: La documentación de un procedimiento es más detallada en cuanto a los pasos específicos, a menudo incluyendo manuales, guías o listas de verificación.

Como se puede comprobar, mientras que un proceso se refiere a una serie de actividades relacionadas para lograr un resultado general, un procedimiento es más específico y detalla cómo realizar una tarea particular dentro de ese proceso.

Ejemplos prácticos de procesos y procedimientos

Ejemplos de Procesos

• Proceso de contratación en Recursos Humanos: Incluye la identificación de la necesidad de un nuevo empleado, la publicación de la oferta de trabajo, la recepción y revisión de aplicaciones, la entrevista de candidatos, la selección del candidato adecuado y la finalización de la contratación.

• Proceso de desarrollo de software: Comprende la definición de requerimientos, diseño del sistema, programación, pruebas, implementación del software y mantenimiento post-lanzamiento.

• Proceso de gestión de proyectos: Incluye la iniciación, planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre del proyecto.

Ejemplos de Procedimientos

• Procedimiento para la entrevista de trabajo (dentro del proceso de contratación): Detalla los pasos para realizar una entrevista, incluyendo la preparación de preguntas, la evaluación de las respuestas del candidato y la forma de proporcionar retroalimentación.

• Procedimiento de codificación (dentro del proceso de desarrollo de software): Especifica las normas de codificación, cómo realizar revisiones de código, pruebas unitarias y la documentación del código.

• Procedimiento de evaluación de riesgos del proyecto (dentro del proceso de gestión de proyectos): Incluye la identificación de posibles riesgos, la evaluación de su impacto y probabilidad, y la planificación de respuestas a esos riesgos.

En definitiva, en cada uno de estos ejemplos, el proceso abarca una serie de actividades más amplias y orientadas a lograr un objetivo general, mientras que el procedimiento se centra en los pasos detallados para realizar una tarea específica dentro de ese proceso más amplio.