Was ist ein CAPA-System?

Ein CAPA-System ist ein digitaler Workflow, der die Erfassung, Untersuchung und Behebung von Sicherheits-, Qualitäts- oder Compliance-Problemen automatisiert – durch die Durchführung von Ursachenanalysen (RCA), die Zuweisung von Aufgaben und die Nachverfolgung des Abschlusses. Anstelle von isolierten Systemen und Tabellenkalkulationen erhalten Sie eine mobile, zentrale und auditfähige Plattform für alle CAPA-Maßnahmen.

Es gewährleistet:

• Alle Probleme (von Audits Ăźber Vorfälle bis hin zu Kundenbeschwerden) werden protokolliert, zugewiesen und nachverfolgt.

• Die Ursachenanalyse (RCA) ist vor der Aktionsplanung obligatorisch und standardisiert.

• Aktionen sind zeitlich begrenzt, zugewiesen und werden mit Hilfe der Service-Level-Vereinbarung (SLA) Ăźberwacht.

• Alle Nachweise, Genehmigungen und Abschlussvermerke sind revisionssicher und exportierbar.

• Die Präventivmaßnahmen sind miteinander verknĂźpft und verringern so das Wiederauftreten von Fehlern.

Warum benĂśtigen Unternehmen eine CAPA-App?

Ohne ein digitales System fĂźhrt das CAPA-Management zu Folgendem:

• Übersehene oder wiederkehrende Sicherheits-/Qualitätsmängel

• Verlorene oder unvollständige Aktionsprotokolle

• Manuelle Nachbearbeitungen und verzĂśgerte AbschlĂźsse

• Nicht standardmäßige Ursachenanalyse und Maßnahmenplanung

• LĂźcken in der Einhaltung der Vorschriften, die zu PrĂźfungsfehlern oder behĂśrdlichen Bußgeldern fĂźhren.

Eine digitale CAPA-App gewährleistet Verantwortlichkeit, beschleunigt die ProblemlÜsung, standardisiert Prozesse und unterstßtzt kontinuierliche Verbesserungen.

Wichtigste Vorteile der Verwendung digitaler CAPA-Software

• Beheben Sie CAPAs 40–60 % schneller mit automatisiertem Routing und SLA-Erinnerungen.

• Erreichen Sie eine Standardisierung von Ăźber 70 % bei der Ursachenanalyse und den Maßnahmenplänen.

• Gewährleisten Sie nachvollziehbare und prĂźfbare Nachweise fĂźr jeden Abschluss.

• Sparen Sie jährlich Ăźber 1.000 Arbeitsstunden durch die Abschaffung der manuellen Nachverfolgung

• Reduzieren Sie wiederkehrende Probleme durch die Integration präventiver Maßnahmen.

• Dem Management sollten Dashboards fĂźr VerzĂśgerungen, Wiederholungen und Trends zur VerfĂźgung gestellt werden.

Vereinfachen Sie das CAPA-Management mit einer intelligenten Low-Code-App.

Sicherheits- und Qualitätsmanagementmaßnahmen sollten nicht mit unnötigem Papierkram verbunden sein. Die CAPA-App von Kissflow ist Ihre Komplettlösung für die digitale Erfassung von Problemen, Ursachenanalysen, Maßnahmenplanung, Aufgabenverfolgung und Abschluss – ganz ohne Programmierung. Ob Außendiensttechniker oder Compliance-Beauftragter: Mit unserer Low-Code-Plattform konfigurieren Sie Workflows und Dashboards in wenigen Minuten.

Die App von Kissflow bietet dynamische RCA-Vorlagen, mobile Echtzeit-Berichterstattung, personenbezogene Dashboards und exportfähige Protokolle – damit Ihr CAPA-Prozess stets revisionssicher und konform ist.

Warum eine CAPA-App wählen, die auf Low-Code basiert?

Im Gegensatz zu Tabellenkalkulationen oder starren QMS/EHS-Tools ermĂśglicht Ihnen Kissflow Folgendes:

🎯 Entwerfen und aktualisieren Sie RCA-, Aktions- und Genehmigungsabläufe, um sie an Ihren Prozess anzupassen
🔄 Automatisierte SLA-basierte Erinnerungen, Eskalationen und Abschlussregeln
🕒 Verfolgen Sie alle CAPA-Maßnahmen, Verantwortlichen, Aktionen und Nachweise in Echtzeit.
📊 Analysieren Sie Verzögerungen, wiederkehrende Probleme und Ursachentrends sofort.
🔧 Vorlagen, Ursachenanalyselogik und Workflow-Regeln können jederzeit angepasst werden – IT-Tickets sind nicht erforderlich.

Dank der Low-Code-Architektur von Kissflow haben Sie Ihren Verbesserungsprozess stets unter Kontrolle.

💡Für wen ist das gedacht?

• Jeder Mitarbeiter oder Vorgesetzte, der Sicherheits-, Qualitäts- oder Compliance-Probleme meldet

• Sicherheits-, Qualitäts- oder Compliance-Beauftragte priorisieren, zuweisen und ĂźberprĂźfen CAPAs

• RCA-Analysten fĂźhren eine strukturierte Ursachenanalyse durch

• Verantwortliche fĂźr die einzelnen Maßnahmen fĂźhren die Abschlussdokumentation aus, aktualisieren sie und laden sie hoch.

• Manager und PrĂźfer Ăźberwachen Ăźberfällige Maßnahmen, Wiederholungen und die Einhaltung von Vorschriften.

Sind Sie bereit, Ihren CAPA-Workflow zu automatisieren?
Verlassen Sie sich nicht auf Tabellenkalkulationen oder E-Mails. Erstellen Sie einen digitalen, standardisierten Prozess fĂźr jede CAPA in Ihrem Unternehmen.