¿Qué es un workflow y de qué manera beneficia a tu empresa?

¿Qué es un workflow o flujo de trabajo?

Cuando hablamos de Workflow estamos haciendo referencia a una serie organizada de tareas que permiten completar un proceso o procedimiento. Estas tareas, dispuestas de manera secuencial o incluso en paralelo, están diseñadas para lograr un objetivo específico en un sistema o entorno. En este sentido, el concepto de workflow es ampliamente utilizado en diversos campos y contextos.

Tipos de workflows

Los workflows ocurren en todo el espacio de trabajo. Algunos están muy estructurados y otros no, pero existen cada vez que los datos pasan de una tarea a otra. 

En concreto, pueden ser clasificados en diferentes tipos, según su función, estructura, y aplicación. A continuación, se describen algunos de los tipos más comunes de workflows:

• Workflow del proceso: este tipo de workflow suceden cuando el conjunto de tareas es predecible y repetitivo. Esto significa que antes de que un elemento comience el workflow, sabrás exactamente qué ruta debes tomar. Los workflows de procesos comerciales están configurados para manejar una cantidad ilimitada de elementos que los atraviesan. Un ejemplo claro de este workflow puede ser la aprobación de una solicitud de compra. Tan pronto como comienza, el workflow se configura con pocas variaciones y puede procesar cualquier cantidad de elementos en un solo workflow.
• Workflow del caso: En un workflow del caso, no se conoce la ruta requerida para completar el elemento al principio. El camino se revela a medida que se recopilan más datos. Los tickets de soporte y las reclamaciones de seguros son buenos ejemplos de casos. Aunque no está claro desde el principio cómo se procesarán estos elementos; sólo después de un poco de investigación el camino se irá  revelando. Del mismo modo que sucede en los workflows de procesos, los flujos de trabajo de casos pueden manejar cualquier cantidad de elementos, aunque dependen de un humano o un robot inteligente para discernir el camino correcto.
• Workflow del proyecto: Los proyectos tienen un camino estructurado similar a los procesos, pero puede haber más flexibilidad a lo largo del camino. Cuando quieres lanzar una nueva versión de tu web, puedes predecir con buena precisión la secuencia de tareas necesarias para completar el proyecto. Sin embargo, el workflow del proyecto sólo es válido para un elemento. Es posible que no se realice otro lanzamiento del sitio web hasta dentro de mucho tiempo y es probable que no siga exactamente el mismo camino.  En concreto, la mayoría de los recursos que encontrarás en línea solo se referirán a workflows en el sentido de workflow de proceso, pero es igualmente importante considerar los otros dos, ya que gran parte del trabajo en la oficina se incluye en esas dos categorías.
• Workflow Ad-Hoc: este tipo de workflow es flexible y suele ser creado para procesos que no tienen una estructura rígida o que requieren ajustes y decisiones en tiempo real. Se suelen emplear en la gestión de proyectos o situaciones en las que las tareas pueden variar o donde la toma de decisiones depende de factores cambiantes.
• Workflow de Producción o Secuencial: están diseñados para procesos repetitivos y bien definidos donde las tareas ocurren en una secuencia preestablecida. Su aplicación tiene relación con la manufactura, los procesos de aprobación y otras operaciones rutinarias en las empresas.
• Workflow colaborativo: diseñado para procesos que requieren la colaboración de diferentes equipos o individuos. Estos workflows permiten el trabajo conjunto y coordinado. Normalmente se utilizan en proyectos de investigación, desarrollo de productos o cualquier tarea que requiera inputs de múltiples partes interesadas.
• Workflow Paralelo: se produce cuando varias tareas o procesos se ejecutan simultáneamente en lugar de una secuencia lineal. Su aplicación se da en situaciones en las que múltiples tareas no dependen entre sí y pueden realizarse al mismo tiempo.
• Workflow Interactivo: requiere intervención humana en varias etapas del proceso. A menudo, se utiliza en combinación con otros tipos de workflows. Por ejemplo, se suele usar en procesos de toma de decisiones donde la aportación humana es esencial en ciertos puntos.

Estos son solo algunos de los tipos comunes de workflows. Cada organización o industria puede tener sus propias clasificaciones o adaptaciones según sus necesidades específicas. En esencia, la idea principal detrás de cualquier workflow es estructurar y optimizar procesos para lograr eficiencia, claridad y efectividad.

Ventajas de diseñar un workflow en tu empresa

Diseñar e implementar un workflow adecuado en una empresa puede traer múltiples beneficios. 

La única solución fiable para que puedas eliminar el caos y alcanzar tus objetivos más rápido es optimizar todas tus tareas en un workflow. Una buena gestión del workflow le ayudará a conseguirlo. Cuando creas, automatizas y administras workflows de manera efectiva, comprendes claramente el panorama completo en cada paso.    

Los sistemas de gestión de workflow ayudan a optimizar los workflow y facilitar los procesos. Estas mejoras, pueden variar dependiendo de la naturaleza de la empresa y el tipo de procesos que maneje, pero, en general, las siguientes son algunas de las ventajas más destacadas:

Reducir errores

Operar sin errores es imposible pero ser proactivo a la hora de identificar y corregir errores es algo en lo que puedes trabajar. Con los sistemas de gestión de workflow, es más fácil evitar que se produzcan errores en primer lugar. Y si suceden, su sistema señala la ubicación exacta. Además, pueden solucionar los problemas y evitar que vuelvan a ocurrir los mismos errores.

Mejorar la colaboración

Los sistemas de gestión de workflow  conectan múltiples entidades: personas, software y cultura laboral. En este sentido, los empleados tienen herramientas de comunicación para conectarse entre sí pero, ¿qué pasa con su trabajo? El trabajo debe estar igualmente bien conectado para permitir una alta productividad.

La integración entre sistemas de software es fundamental en la infraestructura de TI. Un sistema de workflow extrae datos de diferentes herramientas de software y ejecuta workflows entre ellas. La mayoría de las tareas requieren que los empleados utilicen más de una aplicación. Los sistemas de workflow funcionan como facilitadores que pasan el testigo.  

Mayor productividad

Los empleados sienten la diferencia antes y después de implementar un sistema de gestión de workflow. Dado que todos los workflows están automatizados, los equipos ahorran mucho tiempo enviando correos electrónicos y actualizando información en múltiples herramientas. Los empleados no necesitan esperar con los dedos cruzados hasta que lleguen las aprobaciones. Pueden realizar un seguimiento del progreso en el sistema de workflow y mantenerse informados.

Automatizar tareas manuales recurrentes

Normalmente, las tareas repetitivas cuestan  billones de dólares al año en todo el mundo. Los trabajadores de oficina dedican una media de 69 días al año a tareas mundanas. Imagina la cantidad de tiempo productivo que ganarías si ese tiempo lo dedicases a otras tareas que necesitan una atención humana preferente. 

Con los sistemas de workflow, las reglas comerciales predefinidas hacen el trabajo por ti. Configura el sistema para activar pasos según las condiciones para delegar tareas automáticamente. Por ejemplo, si tienes a mano la aprobación de un presupuesto, puedes mapear el workflow para que las aprobaciones alcancen los roles laborales correctos. 

Múltiples tareas que se pueden realizar fácilmente

Ya sea que tu objetivo sea incorporar varios empleados, gestionar solicitudes de TI, realizar encuestas internas, generar solicitudes de contenido de marketing o aprobar reembolsos de viajes, todo está bajo un mismo techo.

Las solicitudes se organizan claramente según diferentes procesos en un sistema de workflow en lugar de múltiples tableros de proyectos, herramientas de chat y correos electrónicos. Puedes alternar entre una solicitud de compra y una solicitud de reembolso de viaje en la misma pestaña. Sin confusión, sin retrasos y de forma rápida y eficaz.

Mayor confianza, transparencia y control

Cuando trabajas con un workflow, las tareas de cada puesto de trabajo son muy claras y con objetivos definidos. Los empleados están informados sobre lo que deben hacer y los gerentes se sienten cómodos delegando la propiedad de las tareas.

La automatización del workflow  elimina las tareas paralelas. Todo sucede abiertamente, con más control que antes sobre la accesibilidad de los datos. Los administradores pueden optar por mostrar o retener información confidencial para roles o equipos de trabajo específicos.

Mejorar la cultura de la empresa

Dado que muchas empresas trabajan de forma remota, ya hay suficientes correos electrónicos y mensajes circulando. Una herramienta de workflow ayuda a mantener el trabajo organizado y rastreable. Los empleados son más colaborativos y están más orientados a objetivos.  

La gestión del workflow tiene el potencial de evolucionar hasta convertirse en una práctica para toda la empresa que queda grabada en la cultura laboral de la empresa. Por ello, cuando todo el mundo esté convencido de la idea de procesos estructurados y optimizados, se podrán alcanzar los objetivos comerciales más rápidamente.

Guía práctica para crear un workflow en 5 pasos

1. Establecer los objetivos

• Definición clara: antes de embarcarte en cualquier actividad o proyecto, es vital tener una comprensión clara de lo que deseas lograr al final. Esto podría incluir objetivos como mejorar la eficiencia, reducir errores o aumentar la satisfacción del cliente.
• Establecer metas SMART: Específicas, Medibles, Alcanzables, Relevantes y Temporales. Esto asegura que los objetivos sean claros y factibles.

2. Diseñar el flujo de trabajo ideal

• Mapa del proceso actual: antes de diseñar el workflow ideal, es importante entender el estado actual del proceso. Esto puede hacerse mediante diagramas de flujo, listas o herramientas de mapeo de procesos.
• Identificar cuellos de botella: busca áreas en el proceso actual que son ineficientes o donde ocurren errores con frecuencia.
• Diseño del nuevo proceso: basado en el mapa actual y los cuellos de botella identificados, diseñar un workflow optimizado que sea más eficiente y efectivo.

3. Implementación

• Capacitación: asegurarte de que todos los involucrados en el proceso estén bien capacitados y comprendan el nuevo workflow.
• Herramientas y recursos: implementa las herramientas y recursos necesarios para apoyar el nuevo workflow. Esto podría incluir software, formularios o checklists.
• Fase piloto: Antes de implementar completamente el nuevo workflow, ejecuta una fase piloto para probar y asegurarte de que todo funciona según lo previsto.

4. Medir los resultados 

• Establecer métricas: basado en los objetivos establecidos en el primer paso, decide qué métricas utilizarás para medir el éxito del nuevo workflow.
• Recopilación de datos: a medida que se implementa el nuevo workflow, recopila datos y monitorea las métricas establecidas.
• Análisis: Una vez que tengas suficientes datos, analiza los resultados para ver si el nuevo workflow está cumpliendo con los objetivos establecidos.

5. Iterar

• Evaluación: basado en los resultados medidos, evalúa si hay áreas del workflow que todavía pueden ser optimizadas o mejoradas.
• Implementar cambios: si se identifican áreas de mejora, implementa los cambios necesarios en el workflow.
• Repetir: la optimización es un proceso continuo. A medida que el negocio crece y cambia, es importante revisar y ajustar el workflow según sea necesario.

Ejemplos y casos prácticos de workflows empresariales

Flujos de trabajos en recursos humanos

En el departamento de recursos humanos, existen numerosos flujos de trabajo repetitivos que se pueden automatizar para aumentar la eficiencia y liberar tiempo para tareas más estratégicas. Por ejemplo, los procesos de selección de personal, de onboarding de empleados, las solicitudes de vacaciones, o el control del tiempo. 

Flujos de trabajos en finanzas

Dentro del departamento de finanzas, se realizan diferentes procesos relacionados con pagos por adelantado, solicitudes de compra, reclamación de gastos de los empleados, solicitudes de viajes, renovaciones de contratos o pagos de autónomos, entre otras. Todos estos procesos, pueden administrarse en una única plataforma garantizando el flujo de datos según los SLAs.

Flujos de trabajos en marketing

En el departamento de marketing lo ideal es que se tenga un control total sobre todas las operaciones que se realicen al mismo tiempo que se pueda llevar a cabo un seguimiento y una organización eficaz del contenido. En concreto, algunos de los procesos relacionados con los flujos de trabajos en marketing son los presupuestos, la calificación de los clientes potenciales, los eventos, la gestión SEM, los informes de campaña o el marketing de contenidos.

Flujos de trabajos en departamento de compras

Teniendo en cuenta el departamento de compras, se pueden estandarizar las operaciones de compra de principio a fin al mismo tiempo que se puede ofrecer una experiencia perfecta para los clientes. Por ejemplo en la calificación de los clientes potenciales o el flujo de ventas.

El poder de Kissflow en la gestión de tus flujos de trabajo o Workflow

Kissflow es una de las plataformas líderes en la automatización de procesos y workflows.Ofrece una plataforma intuitiva y fácil de usar que permite a las empresas optimizar sus procesos y mejorar la eficiencia. Ya sea que tu organización sea grande o pequeña, las poderosas capacidades de automatización de Kissflow pueden ayudarte a minimizar las tareas manuales, reducir errores y ahorrar tiempo valioso. 

Aquí te presento algunas razones por las que Kissflow es considerada una opción óptima para automatizar flujos de trabajo::

1. Interfaz intuitiva: Kissflow es conocida por su diseño de interfaz de usuario amigable e intuitivo. Esto permite a los usuarios, incluso a aquellos sin experiencia técnica, crear y gestionar workflows con facilidad.
2. Personalización: Kissflow permite a las empresas personalizar sus workflows según sus necesidades específicas, lo que significa que no están restringidos a plantillas rígidas.
3. Integración con otras herramientas: la plataforma se integra sin problemas con otras aplicaciones y herramientas empresariales populares, como G Suite, Slack, y muchas otras, lo que facilita la automatización y el flujo de datos entre sistemas.
4. Escalabilidad: a medida que las empresas crecen y sus necesidades cambian, Kissflow puede escalar para satisfacer esas necesidades cambiantes, garantizando que las empresas no superen la capacidad de la plataforma.
5. Reportes y Analítica: Kissflow ofrece capacidades avanzadas de informes y analítica, lo que permite a los usuarios monitorear y analizar el rendimiento de sus flujos de trabajo y tomar decisiones basadas en datos.
6. Gestión de permisos y roles: con Kissflow, es fácil gestionar quién tiene acceso a qué información y quién puede hacer cambios en los workflows. Esto es esencial para garantizar la seguridad y la integridad de los procesos.
7. Apoyo y recursos: Kissflow tiene una amplia base de conocimientos, tutoriales y un equipo de soporte al cliente que ayuda a los usuarios a resolver cualquier duda o problema que puedan surgir al usar la plataforma.
8. Precio: a menudo es elogiada por su estructura de precios competitiva, que ofrece un buen equilibrio entre características y costos.
9. Enfoque en la colaboración: Kissflow fomenta la colaboración entre los equipos al permitir la comunicación y la toma de decisiones dentro de la propia plataforma.
10. Cloud-Based: siendo una solución basada en la nube, Kissflow garantiza accesibilidad desde cualquier lugar, lo que es esencial en el mundo empresarial moderno, especialmente con la creciente tendencia hacia el trabajo remoto y distribuido.

Al elegir Kissflow, estás invirtiendo en una herramienta y un camino hacia una mayor productividad y excelencia operativa. Entonces, ¿por qué esperar? 

Prueba Kissflow y experimenta el poder transformador de los workflows automatizados para tu negocio.