Wenn es richtig gemacht wird, kann ein Bestellprozesssystem die Produktivität erheblich steigern und einen besseren Überblick über die Ausgaben des Unternehmens bieten.
Brauchen auch kleine Unternehmen ein Bestellsystem?
Die Investition in ein Web-Bestellsystem hat für kleine Unternehmen vielleicht nicht die höchste Priorität. Entweder wird der Bestellvorgang als reiner Back-Office-Vorgang ignoriert, oder das Einkaufsvolumen ist nicht hoch oder chaotisch genug, um technologische Unterstützung zu erfordern.
Auch wenn ein kleines Unternehmen kein durchgängiges Beschaffungssystem benötigt, das alle Aspekte des Einkaufs kontrolliert, gibt es dennoch wichtige Fallstricke im Einkauf, die es zu vermeiden gilt, z. B. doppelte Einkäufe und überhöhte Ausgaben.
Wenn Sie ein Bestellsystem für Ihr kleines Unternehmen zu geringen Kosten einrichten können, dann ist es sinnvoll, von Anfang an eine automatisierte Kultur zu schaffen.
Vorteile eines Bestellsystems
Online-Einkaufsverwaltungssysteme sind einfach einzurichten und können einen unübersichtlichen Bestellprozess innerhalb weniger Stunden entwirren.
Hier sind acht Gründe, warum jedes Unternehmen ein Bestellsystem braucht. Die besten Bestellungssysteme sind:
- Steigerung der Prozesseffizienz
- Verbesserung der Dokumentenverwaltung
- Verringerung der manuellen Bearbeitung und der Fehleranfälligkeit
- Beschleunigung der Bestellungsfreigabe
- Rationalisierung der Bestell- und Lagerverwaltung
- Verbessern Sie die Beziehung zwischen Lieferanten und Käufern
- Transparenz der Ausgaben und bessere Entscheidungsfindung
- Verhinderung von Beschaffungsbetrug
Schritte zur Erstellung eines Bestellsystems in 15 Minuten mit Kissflow
- Erstellen Sie Ihre eigenen Formulare
- Auflistung der einzelnen Schritte des Prozesses
- Arbeitsablauf gestalten
- Definieren Sie Rollen und Zugriff
- Einführung des PO-Systems
- Feedback einholen und verbessern
Anhand dieser Schritte können Unternehmen mit Tools wie Kissflow ein automatisiertes Bestellsystem von Grund auf erstellen.
Erstellen Sie Ihre eigenen Bestellformulare
Der erste Schritt zur Entwicklung eines guten Bestellsystems ist die Erstellung digitaler Formulare (Bestellanforderungen, Bestellungen usw.). Sie können entweder ein Formular von Grund auf neu erstellen oder automatisierte Bestellvorlagen verwenden, um die notwendigen Informationen wie Bestelldetails, Lieferantendetails, Artikelpreise usw. zu erfassen. Kissflow Procurement Cloud ist völlig flexibel und ermöglicht es Ihnen, Ihr Bestellformular auf der Grundlage Ihres Geschäftsprozesses zu erstellen.
2. Schritte des Prozesses auflisten
Der Bestellvorgang kann sich von einem Unternehmen zum anderen unterscheiden, je nach den Richtlinien und Geschäftsanforderungen. Bevor Sie also den Prozess mit einem Bestellsystem automatisieren, müssen Sie den Prozessablauf und die damit verbundenen Aufgaben genau verstehen. Dies hilft Unternehmen auch, redundante Aufgaben und Prozesslücken zu erkennen.
3. Entwurf eines Bestellungsworkflows
Sobald das digitale Formular fertig ist und Sie wissen, welche Aufgaben erledigt werden müssen, ist es an der Zeit, den Workflow zu erstellen.
Je nach Prozess können Sie dafür sorgen, dass Daten gesammelt werden (Eingabeaufgabe) oder dass der Beteiligte das Formular überprüft und Maßnahmen ergreift (Bestellungsgenehmigung). Für den Anforderer, der eine Bestellung initiiert, wird es eine Eingabeaufgabe sein. Für das Finanzpersonal, das die Bestellung durch Abgleich mit dem zugewiesenen Budget und dem Bestand bewertet, ist es eine Genehmigungsaufgabe. Automatische Erinnerungsfunktionen sorgen dafür, dass der Prozess nicht aus dem Ruder läuft und innerhalb der Frist abgeschlossen wird.
4. Definieren Sie Rollen und Berechtigungen
Sobald der Workflow fertig ist, müssen Sie die Beteiligten zuweisen und Zugriffsberechtigungen festlegen. Je nach der Rolle, die eine Person im Einkaufsprozess spielt, sollten spezifische Rollen und Zuständigkeiten zugewiesen werden. Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Während ein Antragsteller Zugriff auf die Eingabe von Kaufdetails benötigt, benötigen der Manager und die Finanzmitarbeiter, die den Auftrag prüfen, nur die Berechtigung, die Bestelldetails einzusehen. Dies mag zwar komplex klingen, aber Kissflow Procurement Cloud bietet einfach zu bedienende Umschaltoptionen, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.
5. Einführung des Bestellsystems
Ihre Einkaufsformulare sind fertig. Die Aufgaben sind mit einem dynamischen Workflow automatisiert, und die Rollen und Regeln sind festgelegt. Der letzte Schritt besteht darin, die App zu veröffentlichen und für alle Mitarbeiter des Einkaufsteams freizugeben.
Es ist jedoch ratsam, das System für den Bestellprozess nur für ein kleines Team von Personen freizugeben, die am Beschaffungsprozess beteiligt sind und sicherstellen, dass alles so funktioniert, wie es soll.
6. Feedback einholen und verbessern
Sobald das Bestellsystem für ein breiteres Publikum freigegeben ist, wird es viele Rückmeldungen einholen. Wenn Ihr einfaches Bestellsystem nur ein paar Feinheiten vermissen lässt, wäre es ratsam, diese Vorschläge zu berücksichtigen und die App zu aktualisieren.
Wenn es jedoch bei wichtigen Funktionen hinterherhinkt oder Prozesslücken aufweist, wäre es besser, die Anwendung ganz zurückzuziehen und an ihrer Verbesserung zu arbeiten.
Warum sollten Sie Kissflow Procurement Cloud wählen?
Mit den benutzerfreundlichen Drag-and-Drop-Tools und der Low-Code-Plattform von Kissflow Procurement Cloud können Sie ein durchgängiges Beschaffungssystem ohne jegliche Programmierkenntnisse erstellen. Es hilft Ihnen, Bestellungsdetails einfach aus genehmigten Bestellanforderungen zu extrahieren und sie ohne menschliches Zutun an die Genehmigungsschleife zu senden. Die Bestellungen werden dann in der Cloud gespeichert, so dass es keine Fragen zur Sicherheit gibt. Und was noch mehr ist? Sie können Ihr Einkaufssystem an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Fordern Sie eine kostenlose Demo an, um mehr zu erfahren!
