Die Umstellung von papierbasierten Bestellungen auf elektronische Bestellungen kann für jedes Unternehmen eine große Erleichterung sein. Bei der manuellen Abwicklung des Bestellvorgangs verschwenden die Beteiligten in der Regel viel Zeit mit der Suche nach Unterlagen in Aktenschränken, auf lokalen Laufwerken und überall dazwischen.
Ein elektronisches Bestellsystem hingegen ermöglicht es Unternehmen, die wichtigsten Einkaufsinformationen in einer zentralen Datenbank zusammenzufassen, auf die jederzeit und von überall aus zugegriffen werden kann.
Wenn sich alle erforderlichen Daten an einem Ort befinden, können Unternehmen mehr mit ihnen anfangen. Nicht nur der Abruf von Daten wird vereinfacht, sondern es können auch die Bestellungen automatisiert werden.
Dieser Weg vom Papier zum Pixel muss jedoch nicht entmutigend sein. Die größte Hürde besteht darin, die richtige Software für elektronische Bestellungen zu finden. Mit sorgfältiger Überlegung und Planung können Sie ein papierloses Bestellsystem finden, das Ihren Bestellprozess verbessert und die Kosten senkt.
Hier erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um Ihre bestehenden papierbasierten Bestellungen erfolgreich in effiziente elektronische Bestellungen umzuwandeln.
Was ist eine elektronische Bestellung?
Elektronische Bestellungen, auch bekannt als papierlose Bestellungen, sind digitale Dokumente, in denen die Einkaufsbedingungen festgelegt sind, an die sich sowohl der Käufer als auch der Lieferant halten müssen. Elektronische Bestellungen können in einem elektronischen Bestellsystem entweder direkt oder aus einer Bestellanforderung erzeugt werden.
Elektronische Bestellungen regeln die Einkaufsbedingungen und speichern alle einkaufsbezogenen Dokumente an einem einzigen Ort. Papierlose Bestellsysteme beschleunigen den Bestellprozess, reduzieren Fehler und führen ein perfektes Protokoll der Einkäufe.
Eine gute elektronische Bestellsoftware ermöglicht die nahtlose Kommunikation von Einkaufsinformationen zwischen Einkäufer und Lieferant, wodurch sich die Bearbeitungszeit verkürzt und die Notwendigkeit einer erneuten Dateneingabe entfällt.
Papierbasiertes Bestellsystem vs. Papierloses Bestellsystem
Papierbasiertes PO-System |
Papierloses PO-System |
|---|---|
| Anfällig für menschliche Fehler, Ungenauigkeiten und inkonsistente Kaufentscheidungen | Papierlose Bestellungen gewährleisten Genauigkeit und Konsistenz in jedem Schritt |
| Das Einkaufsteam verbringt den größten Teil seiner Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben | Das Einkaufsteam kann sich auf strategische Initiativen wie Prozessverbesserungen konzentrieren. |
| Die Aufbewahrung und Verwaltung von Papierformularen ist kostspielig und zeitaufwendig. | Elektronische Bestellungen sparen eine Menge Zeit und Ressourcen |
| Erfordert ein konsequentes manuelles Follow-up während des gesamten Bestellprozesses | Automatisierte Warnmeldungen machen eine kontinuierliche Nachverfolgung überflüssig |
| Geringe bis keine Prozesstransparenz, hohes Risiko für Probleme bei der Einhaltung von Vorschriften | Gewährleistet einen transparenten Prozess ohne Raum für Compliance-Probleme |
| nuit à la relation entre l'acheteur et le fournisseur | Réduire la charge de travail des employés et établir une relation positive entre l'acheteur et le vendeur |
Schritte zur Erstellung eines automatisierten elektronischen Bestellsystems
- Erstellen Sie Ihre Formulare
- Arbeitsablauf gestalten
- Berechtigungen festlegen
- Implementierung des PO-Systems
- Verbessern Sie den Prozess
1. Erstellen Sie Ihre Formulare
Der erste Schritt zur Entwicklung eines automatisierten elektronischen Bestellsystems ist die Erstellung digitaler Formulare (Bestellanforderungen, Bestellungen usw.). Sie können entweder ein solches Formular von Grund auf neu erstellen oder automatisierte Bestellvorlagen verwenden, um die erforderlichen Informationen wie Auftragsdetails, Lieferantendetails, Artikelpreise usw. zu erfassen.
2. Entwurfsablauf
Sobald das digitale Formular fertig ist und Sie wissen, welche Aufgaben erledigt werden müssen, besteht der nächste Schritt darin, den Workflow zu erstellen. Je nach Prozess können Sie Daten sammeln oder dem Beteiligten erlauben, das Formular zu prüfen und Maßnahmen zu ergreifen (Genehmigung der Bestellung).
3. Berechtigungen festlegen
Sobald der Workflow fertig ist, müssen Sie die Beteiligten zuweisen und Zugriffsberechtigungen festlegen. Je nach der Rolle, die eine Person im Beschaffungsprozess spielt, sollten spezifische Rollen und Verantwortlichkeiten zugewiesen werden. Je nach Rolle können die Sichtbarkeit und der Zugriff auf vertrauliche Daten variieren.
Während der Initiator, der den Kauf beantragt hat, möglicherweise Zugriff auf die Eingabe der Kaufdetails benötigt, müssen der Manager und die Finanzmitarbeiter, die den Kauf überprüfen, nur die Berechtigung haben, die Bestelldetails einzusehen.
Selbst im Falle von Unstimmigkeiten benötigen sie nur die Berechtigung, den Antrag abzulehnen oder zurückzuschicken, aber keinen Bearbeitungszugriff, um die Einkaufsanforderungen zu ändern.
4. Einführung des Systems
Ihre Einkaufsformulare sind fertig. Die Aufgaben sind mit einem Online-Workflow automatisiert, und die Rollen und Regeln sind festgelegt. Der letzte Schritt besteht darin, die App zu veröffentlichen und mit allen Mitgliedern des Einkaufsteams zu teilen.
Es ist jedoch ratsam, das Bestellprozesssystem für ein kleines Team von Personen freizugeben, die am Beschaffungsprozess beteiligt sind und sicherstellen, dass alles wie gewünscht funktioniert..
5. Verbessern Sie den Prozess
Sobald das Bestellsystem für ein breiteres Publikum freigegeben ist, wird es viele Rückmeldungen einholen. Wenn Ihrem Bestellsystem ein paar Feinheiten fehlen, wäre es ratsam, diese Vorschläge zu berücksichtigen und die Bestell-App zu aktualisieren.
Wenn es jedoch bei wichtigen Funktionen hinterherhinkt oder Prozesslücken aufweist, wäre es besser, die Anwendung ganz zurückzuziehen und an ihrer Verbesserung zu arbeiten.
Merkmale, die ein elektronisches Bestellsystem aufweisen sollte
Eine Software für elektronische Bestellungen muss diese sieben Merkmale aufweisen, um die üblichen Anwendungsfälle von Bestellungen zu erfüllen:
Individueller Arbeitsablauf
Definieren Sie einen eindeutigen Prozessablauf von Entscheidungen und Aktionen mit regelbasierten, dynamischen Workflows
Benutzerdefinierte Felder
Flexible Datenfelder für die Erfassung von Informationen, die nicht über generische Felder erfasst werden können
Omni-Channel-Zugang
Ermöglichen Sie es den Benutzern, Bestellungen von jedem Ort aus zu initiieren, zu bearbeiten und zu verwalten
Cloud-basierter Speicher
Elektronische Bestellungen mühelos speichern und abrufen mit zentraler Dokumentation
Bedingte Genehmigungen
Einfache Zuweisung von Genehmigungsaufgaben auf der Grundlage von benutzerspezifischen Berechtigungen und bedingter Formatierung
Echtzeit-Erinnerungen
Sorgen Sie dafür, dass die Beteiligten mit Sofortbenachrichtigungen im PO-Prozesszyklus auf dem Laufenden bleiben.
Automatisierter Abgleich
Zwei- oder dreiseitiger automatischer PO-Abgleich mit zugehörigen Rechnungen und Bestellanforderungen
Sofortige Berichterstattung
Passen Sie eine Vorlage an oder erstellen Sie einen Bericht von Grund auf mit unserem benutzerfreundlichen Berichtsassistenten.
