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Beschaffungslösungen sind die technologischen Werkzeuge, die einem Unternehmen helfen, seinen Beschaffungsprozess effizient zu verwalten. Die Beschaffung ist ein Prozess, bei dem es auf die Einhaltung von Vorschriften ankommt. Wenn er manuell durchgeführt wird, können Beschaffungsprozesse mühsam, zeitaufwändig und ineffizient sein.
Beschaffungstools nutzen die Kraft der Automatisierung, um Unternehmen dabei zu helfen, Zeit zu sparen, Kosten zu senken und ihren Beschaffungsprozess zu rationalisieren. Die besten elektronischen Beschaffungslösungen wickeln alle zentralen Beschaffungsprozesse wie Rechnungsfreigabe, Lieferantenmanagement, Bestellung, Bestellanforderung und Vertragsmanagement in einer einzigen Plattform ab.
Die Auswahl der richtigen Beschaffungslösung ist ein komplexer Prozess, der viel Planung und Bewertung erfordert. Sie müssen einen detaillierten Plan haben, die Geschäftsanforderungen verstehen und die auf dem Markt erhältlichen Beschaffungssoftwarelösungen bewerten, bevor Sie zu einer Entscheidung kommen. Wir haben eine Liste der wichtigsten Beschaffungslösungen zusammengestellt, um Sie bei der Suche nach der richtigen Beschaffungslösung zu unterstützen.
Funktionen der verschiedenen Beschaffungslösungen
Unternehmen können durch die Digitalisierung des Beschaffungsprozesses erhebliche Verbesserungen erzielen, z. B. eine bessere Ausgabenkontrolle, wettbewerbsfähige Produktpreise, geringere Gemeinkosten und bessere Lieferantenbeziehungen. Denn eProcurement-Lösungen helfen Ihnen, gemeinsame Beschaffungsfunktionen über den gesamten Beschaffungs- und Zahlungszyklus hinweg zu verknüpfen.
Hier sind einige der wichtigsten Funktionen aufgeführt:
Bestellanforderung
Bestellanforderungen werden in der Regel von Mitarbeitern des Unternehmens erstellt, die Waren oder Dienstleistungen einkaufen müssen. Bei der manuellen Bearbeitung werden die Bestellanforderungen entweder auf Papier ausgefüllt oder manchmal gar nicht erstellt und die Bestellungen direkt an die Lieferanten geschickt.
Mit Beschaffungslösungen können Mitarbeiter neue Bestellanforderungen online erstellen, indem sie Artikel aus einem vordefinierten Katalog oder einer Liste mit genehmigten Artikeln auswählen. Nach der Erstellung leitet Ihre eProcurement-Lösung diese Bestellanforderungen auf elektronischem Wege von einem Beteiligten zum anderen weiter, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind, wodurch sich der Zeitaufwand für die Genehmigung verringert.
Bestellung
Genehmigte Bestellanforderungen werden in Bestellungen umgewandelt und an die Lieferanten versandt. Vor dem digitalen Ansatz wurden Bestellungen entweder bei den Lieferanten angefordert oder per Fax versandt. Cloud-basierte Softwarelösungen für die digitale Beschaffung erstellen dagegen automatisch Bestellungen aus genehmigten Bestellanforderungen.
Jede Position in einer Bestellanforderung wird zu einer eigenen Bestellung. Sobald die Bestellungen erstellt sind, werden die erforderlichen Genehmigungen eingeholt und elektronisch an die Lieferanten gesendet. Das Beste daran ist, dass der Einkäufer eine Bestätigung erhält, sobald die Bestellung genehmigt ist.
Genehmigung von Rechnungen
In alten Systemen mussten die Rechnungen manuell mit den entsprechenden Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen werden. Manuelle Systeme sind nicht in der Lage, zahlreiche Käufe abzugleichen, die aus taktischen Ausgaben und indirekten Materialien stammen.
Beschaffungslösungen wie Kissflow Procurement Cloud speichern jedoch akribisch jede Einkaufstransaktion. Diese sofort verfügbaren Daten bilden die Grundlage für nahtlose Abgleichsmöglichkeiten.
Management von Lieferanten
Manuelle Praktiken des Lieferantenmanagements haben einen fragmentierten Ansatz mit unstrukturierter Kommunikation und mangelnder Koordination. Dies führt zu leistungsbezogenen Problemen wie Lieferverzögerungen, minderwertiger Qualität, Kosten- und Zeitüberschreitungen, Konflikten und Streitigkeiten.
Mithilfe von Beschaffungssoftwarelösungen können Unternehmen ihre bevorzugten Lieferanten vorqualifizieren und in die engere Auswahl nehmen, um Risiken zu minimieren. Darüber hinaus bieten Beschaffungslösungen einen Echtzeit-Überblick und eine Sichtbarkeit der wichtigsten Leistungskennzahlen von Lieferanten. Sie gewährleisten auch die Rechenschaftspflicht und die interne Compliance, um die Leistung effektiv zu bewerten und bessere Lieferantenbeziehungen aufzubauen.
