Die 5 wichtigsten Beschaffungsprozesse, die Sie automatisieren sollten

Is it possible to optimize an organization’s spend without hiring new employees or making a huge IT investment? Is there a way to streamline complicated procurement processes like supplier onboarding and contract reviews? Can we eliminate costly invoice processing and manual data entry errors? The answer is yes, you can, and procurement automation is the key. It is based on the underlying procurement philosophy of “procuring the right item at the right time at the right price from the right vendor.

Was ist Beschaffungsautomatisierung?

Bei der Beschaffungsautomatisierung geht es darum, Ihre Beschaffungsprozesse zu automatisieren, um die Effizienz zu maximieren und den Zeitaufwand zu verringern. Sie beschleunigt den Beschaffungsprozess, indem sie die Mitarbeiter von sich wiederholenden und zeitintensiven Aufgaben entlastet. Mit Software zur Beschaffungsautomatisierung können Sie sich auf geschäftskritische Aktivitäten wie Entscheidungsfindung und Strategieentwicklung konzentrieren. Sie verändert den Beschaffungsprozess von der Beschaffung bis zur Bezahlung und hält dabei die Kosten niedrig.

Warum sollten Sie Ihren Beschaffungsprozess automatisieren?

Bevor wir uns den fünf zu automatisierenden Beschaffungsprozessen zuwenden, seien hier einige der Vorteile der Beschaffungsautomatisierung genannt.

1. Steigert die Produktivität
2. Eliminiert manuelle Fehler
3. Bietet Transparenz über Ihre Ausgaben
4. fungiert als zentrales Repository
5. Verbessert die Zusammenarbeit zwischen internen und externen Teams
6. Beseitigt Genehmigungsengpässe.

Die 5 wichtigsten Beschaffungsprozesse, die jedes Unternehmen automatisieren muss

1. Bestellanforderung

Meistens bleiben Beschaffungsanforderungen stecken und benötigen viel Zeit, um sich durch die komplexe hierarchische Struktur zu bewegen. Die Automatisierung der Beschaffungsprozesse verkürzt nicht nur den Genehmigungszyklus, sondern beseitigt auch überflüssige Schritte im Prozess und ermöglicht es den Mitarbeitern im Einkauf, in kürzerer Zeit mehr zu erledigen.

2. Bestellung

In einer kürzlich durchgeführten Umfrage gaben fast 43 Prozent der Unternehmen zu, dass sie trotz eines formalen Bestellsystems unmittelbare Unzulänglichkeiten in ihren Bestellverfahren haben. Die Automatisierung von Beschaffungsprozessen ermöglicht es Unternehmen, den gesamten Bestellzyklus zu automatisieren, um die Produktivität und Prozesseffizienz zu steigern und gleichzeitig Kosten zu sparen.

3. Verwaltung der Rechnungen

Es gibt ein Problem mit der manuellen Rechnungsverwaltung. Zu oft müssen sich Beschaffungsteams mit verlegten oder schlecht verwalteten Bestellungen, fehlenden Wareneingängen, Verzögerungen bei der Einreichung, unkontrollierten Ausgaben, komplizierten Tabellen und unzureichender Transparenz in Bezug auf die Ausgabenkultur herumschlagen.

Manuelle Rechnungsverwaltung bedeutet in der Praxis meist verspätete Zahlungen und Compliance-Probleme.

Durch die Digitalisierung wird die Rechnungsverwaltung butterweich, mit Funktionen, die von der berührungslosen automatischen Genehmigung von Standardrechnungen mit geringem Wert bis hin zu erweiterten Funktionen durch Integrationen mit Finanz- und Buchhaltungstools reichen.

Kissflow kann zum Beispiel Ihre Rechnungsfreigabe beschleunigen, indem es den Drei-Wege-Abgleich automatisiert und Ihren Freigabeprozess rationalisiert. Sie können einzelne Rechnungen mit vordefinierten Geschäftsregeln und verfügbaren Bestellungen und Wareneingängen vergleichen - mit einem Klick.

4. Lieferanten-Management

Ohne eine klare Linie der Offenlegung und Prozesstransparenz werden Unternehmen ihre Lieferantenbeziehungen überstrapazieren. Durch Automatisierung können Beschaffungsteams die Auswahl von Lieferanten rationalisieren und den besten verfügbaren Lieferanten auswählen. Durch die Automatisierung des Lieferantenmanagements können Unternehmen Missstände schnell erkennen und beheben und so eine bessere Beziehung zu ihren Lieferanten aufbauen. Verwalten Sie Ihre Lieferanten besser mit unserem Leitfaden für eine erfolgreiche strategische Beschaffung. Laden Sie ihn jetzt herunter!

5. Genehmigung des Vertrags

Bei der manuellen Vertragsverwaltung werden alle Verträge einfach im gleichen Aktenschrank oder auf dem lokalen Laufwerk abgelegt. Da dies unorganisiert und unstrukturiert ist, kann es eine echte Herausforderung sein, Verträge zu finden oder sie auch nur im Auge zu behalten. Die Automatisierung der Beschaffung organisiert alle Verträge in einem zentralen Repository, auf das mit einem einzigen Klick zugegriffen werden kann. Außerdem wird so sichergestellt, dass alle Verträge konsistent und korrekt sind.

Warum Kissflow Procurement Cloud wählen?

Kissflow Procurement Cloud ist eine cloudbasierte Software zur Automatisierung der Beschaffung, die Ihnen hilft, Ihren Beschaffungsprozess durchgängig zu automatisieren. Einige der Vorteile sind wie folgt:

• Führen Sie Beschaffungsprozesse mit optimaler Prozesseffizienz und reduzierten Kosten aus.
• Rationalisierung des Beschaffungs- bis Zahlungszyklus und Minderung von Einkaufsrisiken.
• Verfolgung und Speicherung aller Einkaufstransaktionen und Verträge an einem zentralen Ort
• Untersuchung der Ausgabengewohnheiten des Unternehmens für eine bessere Budgetzuweisung