Leitfaden für Einkäufer von Beschaffungssystemen 2023

Einem Bericht zufolge bewegt sich mehr als die Hälfte der Unternehmen in Richtung Cloud-Beschaffungssysteme - und das aus gutem Grund. Altsysteme und manuelle Prozesse sind für die komplexen modernen Beschaffungsprozesse nicht geeignet. Sie verlangsamen nicht nur den Prozess, sondern führen auch zu Unstimmigkeiten.

Durch die Umstellung auf ein Cloud-Beschaffungssystem können Unternehmen Ineffizienzen beseitigen und durchgängige Beschaffungsworkflows rationalisieren.

Was ist ein Beschaffungssystem?

Ein Beschaffungssystem ist eine cloudbasierte Softwarelösung, die Unternehmen bei der Verwaltung und Optimierung ihrer Einkaufsprozesse unterstützt. Es automatisiert Aufgaben wie Lieferantenauswahl, Vertragsmanagement, Bestellungserstellung, Rechnungsstellung und Bestandsverwaltung. Dies verbessert die Effizienz, senkt die Kosten und gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften.

Es hilft bei der Verwaltung aller beschaffungsbezogenen Prozesse, einschließlich:

• Versenden von Bestellanforderungen
• Bestellungen generieren
• Auswahl und Verwaltung von Lieferanten
• Genehmigung der gelieferten Waren/Dienstleistungen
• Prüfen von Rechnungen.

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Vorteile eines eProcurement-Systems

1. Verbesserte Geschwindigkeit

With automated workflows that move data through various steps—with little or no human input—information is processed faster. This way the processes are streamlined, manual errors are eliminated, and approvals are easy to come.

2. Bessere Sichtbarkeit

Mit wenigen Klicks kann ein automatisiertes Beschaffungssystem eine detaillierte Aufschlüsselung der Ausgaben für eine bestimmte Gruppe von Materialien innerhalb eines bestimmten Rahmens liefern. Dies bietet eine hervorragende Gelegenheit für Kostenvergleiche bei der Auswahl von Anbietern, zur Visualisierung von Möglichkeiten für Kosteneinsparungen oder für andere strategische Entscheidungen.

3. Effiziente Geschäftstransaktionen

Wenn Prozesse gestrafft, manuelle Fehler eliminiert und Genehmigungen beschleunigt werden, profitieren alle Bereiche des Unternehmens davon. Es ist einfacher, Transaktionen schneller durchzuführen, wenn alle unterstützenden Systeme schneller laufen, und als Ergebnis können die Geschäftsergebnisse jedes Mal planmäßig erreicht werden.

4. Manuelle Fehler beseitigen

Ein automatisiertes Beschaffungssystem reduziert die manuellen Eingaben auf ein Minimum - auf einige wenige Stellen, die von einem Mitarbeiter abgezeichnet werden müssen. Infolgedessen sinken die manuellen Fehler auf einen Bruchteil dessen, was bei der Verwendung von Papierformularen und Tabellenkalkulationen der Fall gewesen wäre.

5. Erzwungene Compliance und gelenkte Beschaffung

E beschaffungstools sollen die Mitarbeiter dabei unterstützen, die Beschaffungsrichtlinien einzuhalten, und ihnen Anhaltspunkte dafür geben, welche Materialien sie kaufen können, und sie auf die von sorgfältig geprüften und zugelassenen Anbietern beschränken.

5. Bessere Lieferantenbeziehungen

e-Beschaffungssoftware bietet eine einfache Lösung für die Verfolgung der Lieferantenleistung, so dass ein Unternehmen entscheiden kann, ob und wann es Maßnahmen ergreifen muss, um sich vor unbefriedigendem Lieferantenverhalten zu schützen.

Merkmale, die eine Beschaffungssoftware aufweisen sollte

Wenn es darum geht, das richtige Online-Einkaufssystem zu finden, sollten Sie den Prozess mit einer Auflistung Ihrer Unternehmensanforderungen beginnen und dann nach einem Tool suchen, das genau diesen Anforderungen entspricht:

Personalisierung

In der Welt der Beschaffung gibt es keine Einheitsgröße. Moderne Beschaffungstools sind so konzipiert, dass sie eine Vielzahl von Anwendungsfällen zulassen, so dass Unternehmen aller Größen und Geschäftsarten sie an ihre Bedürfnisse anpassen können.

Genehmigungs Workflows

Genehmigen Sie Aufgaben für Prozesse, die eine ausdrückliche Genehmigung von wichtigen Mitgliedern Ihres Unternehmens erfordern, im Voraus mit Genehmigungs-Workflows. Für Fälle, in denen Arbeitsabläufe komplex werden, ist es ideal, eine ausgeklügelte Beschaffungssoftware mit vordefinierten Regeln zu haben.

Dreifacher Abgleich

An Ein automatisiertes Drei-Wege-Abgleichsystem verhindert Betrug, indem es Rechnungen, Bestellungen und Wareneingänge abgleicht, bevor es die Zahlung an die Lieferanten ausgibt. 

Cloud-Hosting

Das Selbsthosten Ihrer Beschaffungssoftware ist ein veraltetes Verfahren mit einem hohen Risiko von Schadsoftware. Cloud-basierte Beschaffungssoftware bietet dagegen unendlich viele Möglichkeiten und bietet gleichzeitig Datensicherheit.

Berichterstattung über Ausgaben

Die Ausgabenberichterstattung verfolgt die Ausgaben Ihres Unternehmens und stellt sicher, dass Sie Ihr Budget dort einsetzen, wo es die größte Wirkung erzielt.

Verwaltung der Lieferanten

Das Lieferantenmanagement hilft Ihnen, die Leistung Ihrer Lieferanten zu bewerten, den Bestellstatus zu prüfen, Ihre Verträge zu verwalten, elektronische Rechnungen zu stellen und die geprüften Lieferanten einzubinden.

Integrationen

Die Beschaffung ist nur ein Teil des riesigen Puzzles, das Sie in Ihrem Unternehmen lösen müssen. Viele Beschaffungssoftware-Tools (wie Kissflow Procurement Cloud) verbinden eine ganze Reihe von Systemen miteinander, sodass Sie nahtlos plattformübergreifend arbeiten können.

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