Die 7 wichtigsten Funktionen, die jede Beschaffungsplattform haben muss

Die Wahl der richtigen Beschaffungsplattform für ein Unternehmen, unabhängig von dessen Größe oder Branche, kann eine Herausforderung sein und viel Zeit in Anspruch nehmen, als würde man durch ein Minenfeld laufen. Selbst kleine Fehltritte können katastrophale Folgen wie Umsatzeinbußen, Kundenabwanderung und rechtliche Komplikationen haben.

Die Schwierigkeit liegt nicht nur darin, dass es viele Lösungen und Technologien gibt, aus denen man wählen kann. Sie müssen auch die Bereitstellungsoptionen, die Anpassungsmöglichkeiten, die Kosten, die Skalierbarkeit und den Geschäftswert berücksichtigen, bevor Sie sich entscheiden.

Bei so vielen Dingen, die Sie bei der Auswahl einer Beschaffungssoftware für Ihr Unternehmen berücksichtigen und abwägen müssen, gibt es noch einen weiteren wichtigen Punkt, den Sie berücksichtigen müssen - Ihre eigenen Bedürfnisse! In der Tat ist es von entscheidender Bedeutung, Ihre geschäftlichen Anforderungen sorgfältig zu bewerten und sie mit den angebotenen Funktionen und Ihrem Einkaufsbudget abzugleichen und zu entscheiden, welche Funktionen Sie benötigen.

Wenn sich das nach einer Menge Arbeit anhört, keine Sorge, wir werden unser Bestes tun, um Ihnen den Stress der Entscheidungsfindung zu erleichtern, indem wir die wichtigsten Funktionen einer idealen Beschaffungsplattform ermitteln.

Die 7 wichtigsten Funktionen, die jede Beschaffungssoftware haben muss

Um Beschaffungsleitern bei ihrer Suche zu helfen, haben wir eine Liste der Funktionen zusammengestellt, die eine Beschaffungsplattform unbedingt haben muss, basierend auf den Funktionen, die von den Marktführern in diesem Bereich angeboten werden.

1. Einheitliche, allumfassende Plattform
2. Verwaltung des Budgets
3. Verwaltung des Lebenszyklus von Lieferanten
4. Nahtlose Integration
5. Einblicke in die Ausgaben und Berichte
6. Cloud-basiertes Modell
7. Anpassungen

1. Einheitliche, allumfassende Plattform

Bei der manuellen Beschaffung sind die Einkaufsdaten in der Regel in dezentralen und isolierten Systemen organisiert. Unverbundene Systeme zwingen einzelne Mitarbeiter und Teams dazu, getrennte Dokumentationen zu führen oder eigenständige Datensätze für die Verwaltung des Einkaufs zu verwenden, was wiederum eine einheitliche Sicht auf die Einkaufsinformationen erschwert und dunkle Einkaufsmuster begünstigt.

1. Die Informationen über Auftragsanfragen, Genehmigungen und den Auftragsstatus sind gleich, egal ob jemand im Büro sitzt oder auf einer Dienstreise ist. Jeder sieht das Gleiche.
2. Die Daten müssen nur einmal in das System eingegeben werden und werden dann ständig geändert. Dies ist eine enorme Zeitersparnis, die Unstimmigkeiten beseitigt und den Einblick verbessert.
3. Mit einem Lieferantenportal können Lieferanten Informationen und Produktkataloge selbst aktualisieren, was ihnen Zeit spart, Ihnen Zeit spart und zu genauen Daten führt.

Beobachtung:

Neben der wirtschaftlichen Deflation ist der größte Risikofaktor, der einen CPO nachts wach hält, die Genauigkeit und Komplexität der Daten..

2. Verwaltung des Haushalts

Ein wichtiger Aspekt des Beschaffungsmanagements ist die Verfolgung und Verwaltung des verfügbaren Budgets, da sich die Ausgaben direkt auf das Endergebnis des Unternehmens auswirken.

Die Erstellung und Durchsetzung dynamischer Genehmigungs-Workflows kann Unternehmen dabei helfen, die Effizienz ihres Einkaufsprozesses zu steigern, indem Genehmigungsengpässe behoben und die für Käufe verschiedener Größenordnungen erforderlichen Befugnisse definiert werden, wodurch die Einkaufsgenehmigungen weiter gestärkt werden.

Eine Lösung mit regelbasierten Budgetkontrollen und automatischer Ausgabenüberwachung kann potenzielle Probleme aufdecken, bevor sie sich auf Ihr Unternehmen auswirken..

So geht's:

• Fortlaufende Überwachung, die für Ihr Unternehmen und für bestimmte Ausgabenkategorien konfiguriert werden kann - damit Sie den Dingen, die für Sie wirklich wichtig sind, Priorität einräumen können
• Eingebettete Compliance-Prüfungen für jeden Kauf, jeden Artikel, jeden Schritt des Weges
• Automatische Warnmeldungen, die auf Budgetüberschreitungen hinweisen, damit Sie Maßnahmen ergreifen können, um diese zu vermeiden
• Dynamisches Genehmigungs- und Compliance-Management, das sich an Ihre Prioritäten anpasst
• Eine transparente Ansicht der aktuellen Ausgaben durch Einblicke in die Ausgaben während der Genehmigungsphase

Auf die Prioritäten eines Unternehmens zugeschnittene und zum richtigen Zeitpunkt bereitgestellte Erkenntnisse über die Ausgaben führen zu proaktiveren Entscheidungen. Je zielgerichteter das Wissen ist, desto mehr hat es einen Zweck.

3. Management des Lebenszyklus von Lieferanten

Das Lieferantenmanagement ist die Kernfunktion einer jeden Beschaffungsplattform. Diese Funktion hilft bei der Identifizierung, Einbindung, Verwaltung und Analyse von Lieferanten, die sich über mehrere Abteilungen und Kategorien innerhalb eines Beschaffungsprozesses erstrecken.

In Einsteiger-Tools für das Beschaffungsmanagement mag dieses Modul wie eine bloße Datenbank erscheinen, in der Unterlagen wie Lieferanteninformationen (persönliche Daten, Transaktionsdaten usw.), Einkaufskatalog, Bestellhistorie und Zahlungsdetails verwaltet werden.

Eine hochwertige Beschaffungssuite hingegen ermöglicht es Unternehmen, Lieferanten flexibel einzubinden, zu qualifizieren und zu verwalten. Unternehmen können die Leistung eines Lieferanten in regelmäßigen Abständen genau messen. Rechtzeitige Lieferantenbewertungen und Leistungsmessungen schützen die Geschäftsinteressen beider Parteien.

Durch die Einrichtung von Lieferantenportalen oder die Einladung in das Beschaffungssystem erhalten die Lieferanten die Möglichkeit, den Status von Bestellungen, Lieferplänen, möglichen Produktmängeln und Zahlungseingängen elektronisch zu verfolgen. Neben der Aufzeichnung von Interaktionen kann ein Lieferantenportal auch manuelle Fehler reduzieren und so die Beziehung insgesamt verbessern..

Etwas zum Nachdenken:

1. Warum sollten Sie Ihren Zulieferern mehr Befugnisse einräumen?
2. Was passiert, wenn sie dich mit ihrer Ineffizienz herunterziehen?

Die richtige Lösung erkennt die Unterschiede in Ihrem Unternehmen und stellt dann Funktionen bereit, die das Lieferantenmanagement auf Ihre Bedürfnisse abstimmen.

4. Nahtlose Integration

AEine ideale Beschaffungsplattform muss zumindest die Möglichkeit bieten, eine Verbindung zu anderen Tools von Drittanbietern wie Buchhaltungssystemen oder der Finanz-Cloud herzustellen, und es den Mitarbeitern im Beschaffungswesen ermöglichen, Daten direkt aus Tabellenkalkulationen oder anderen Systemen zu importieren und zu exportieren.

Wenn Ihre Beschaffungsplattform nahtlos mit anderer Software von Drittanbietern verbunden werden kann, lassen sich Datenredundanz und menschliche Fehler vermeiden. Ein flexibles Beschaffungsmanagement-Tool, das Daten nahtlos synchronisiert, indem es die Datenhistorie scannt, dedupliziert und ohne Eingriffe aktualisiert, ist das Gebot der Stunde..

Wenn Sie von redundanten Prozessen und Datensilos befreit sind, können Sie von Bestellanforderungen bis hin zu Rechnungen sofort auf konsistente, aktuelle Informationen zugreifen, was nicht nur das Risiko senkt, sondern auch die Entscheidungsfindung und die Gewinnung von Erkenntnissen beschleunigt.

Erfahren Sie, wie Sie mit Kissflow das Potenzial von Integrationen ausschöpfen können.

5. Einblicke in die Ausgaben und Berichte

Eine ideale Beschaffungsplattform sollte die relevantesten Daten auf möglichst einfache Weise bereitstellen. Sie sollte der beste Aggregator von Beschaffungsdaten sein, nicht nur ein Ersteller von Beschaffungsinformationen.

Hier ist, worauf Sie achten sollten:

• Eine Lösung, die eine solide Analyse der verfügbaren Einkaufsdaten durchführt, um ein breites Spektrum an verwertbaren Erkenntnissen zu bieten
• Sie muss leistungsfähig genug sein, um Einkaufsdaten in einer Reihe von Formaten wie Pivot-Tabellen, Diagrammen usw. zu bearbeiten und anzuzeigen
• Fähigkeit zur Nutzung von APIs, die Hunderttausende von Quellen für die relevantesten Daten abrufen können
• Gebrauchsfertige Berichte, die aufschlussreiche Informationen in einfache, visuell reichhaltige Berichte umwandeln, die je nach Region, Geschäftseinheit und Kategorie angepasst werden können.

Unabhängig davon, welchem Zweck sie dienen, sind die relevantesten, zuverlässigsten und am leichtesten zugänglichen Informationen am wertvollsten, da sie die Entscheidungsfindung vereinfachen und die Vorhersehbarkeit verbessern.

6. Cloud-basiertes Modell

Unternehmen können sich nicht mehr mit isolierten Beschaffungssuiten vor Ort zufrieden geben. Der Arbeitsplatz der neuen Generation hat sich verändert. Er erfordert eine kanalübergreifende, stets zugängliche Lösung, um Beschaffungsvorgänge von unterwegs aus durchzuführen.

Eine Cloud-basierte Beschaffungssoftware ermöglicht es Unternehmen, eine zentrale Datenbank zu erstellen, zu verwalten und zu pflegen, auf die jederzeit und von überall aus zugegriffen werden kann. Cloud-Lösungen für das Beschaffungswesen sind skalierbar, kosteneffizient und frei von Software-Updates und Installationsproblemen.

Während herkömmliche On-Premise-Tools zwischen einigen Monaten und einem Jahr für die Bereitstellung benötigen und Hybridlösungen fast die Hälfte der Zeit in Anspruch nehmen, benötigt eine Cloud-basierte Plattform wie Kissflow Procurement Cloud nur vier Wochen, um die Beschaffungsplattform betriebsbereit zu machen.

7. Personalisierung

Um ehrlich zu sein, wird eine Beschaffungslösung von der Stange niemals perfekt zu Ihren Geschäfts- oder Prozessanforderungen passen. Die Implementierung von Beschaffungs-Tools, die nur von geschulten IT-Fachleuten angepasst werden können, bedeutet viel Arbeit für wenig Ertrag.

Ein Unternehmen kann mehr Nutzen aus einer Beschaffungsplattform ziehen, wenn die Möglichkeit besteht, einzigartige Beschaffungsprozesse damit zu modellieren und das Tool zur Standardisierung, Rationalisierung und Neuerfindung von Procure-to-Pay-Prozessen zu nutzen, anstatt zu versuchen, Ihre Prozesse in ein starres Tool einzupassen.

Hier ist, worauf Sie achten sollten:

• Ein Beschaffungstool, das es Administratoren ermöglicht, benutzerdefinierte Geschäftsregeln zu erstellen, Formularfelder zu bearbeiten, individuelle Workflows zu erstellen und Benutzerrollen und -berechtigungen zu ändern
• Beschaffungssuiten, die die Möglichkeit bieten, Erweiterungen, Plugins und APIs anzupassen, um die Funktionen der Beschaffungssuite zu erweitern
• Ein anpassbares Lieferanten- und Benutzerportal, in dem Endbenutzer wie Lieferanten und Anforderungssteller die Lösung nach ihren Wünschen konfigurieren können

Die Anpassbarkeit einer Beschaffungsplattform kann durch die zugrunde liegende Architektur bestimmt werden, die sich direkt auf das Ausmaß der Anpassbarkeit auswirkt. Die meisten Kissflow-Kunden haben die Vorteile der flexiblen Architektur genutzt, um ihre einzigartigen Einkaufsprozesse zu modellieren und die sich entwickelnden Geschäftsanforderungen ohne die Hilfe der IT zu erfüllen.

Schlussfolgerung

Die Wahl der richtigen Beschaffungsplattform für Ihr Unternehmen ist ein wichtiger und manchmal langwieriger Prozess. Die oben genannten Überlegungen können Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen, wenn Sie mit der Suche nach einer Beschaffungsplattform beginnen. Es ist möglich, dass Ihr potenzielles Beschaffungsmanagement-Tool eine oder zwei dieser wesentlichen Funktionen vermissen lässt.

Statt stur auf das perfekte Tool zu warten oder sich für teure IT-Anpassungen zu entscheiden, ist es in solchen Fällen ratsam, nach einer einfachen Lösung zu suchen: einer anpassbaren Procurement Cloud.