¿Qué es un software de gestión por procesos (BPM)?

Un software de gestión por procesos, conocido como Business Process Management (BPM), es una herramienta de gestión empresarial centrada en la optimización y mejora de los procesos de negocio. Esta herramienta ayuda a analizar, modelar, implementar, monitorear y optimizar los procesos operativos, con el objetivo de mejorar la eficiencia y efectividad de la organización.

Además de poder gestionar los flujos operativos existentes, ayuda a simplificarlos automatizando las tareas repetitivas y los alinea con los objetivos de la organización. Al mapear los procesos de tu equipo de trabajo, ayuda también a descubrir y eliminar cuellos de botella, haciendo que tus procesos estén más conectados y sean más eficientes.

Ventajas de implementar el sistema BPM en tu empresa

• Mejora de la eficiencia operativa: BPM ayuda a identificar y eliminar procesos redundantes o ineficientes, lo que lleva a una mayor eficiencia operativa. La automatización de tareas repetitivas reduce la carga de trabajo manual y minimiza los errores.
• Visibilidad y control de procesos: ofrece una visibilidad clara de los procesos en toda la organización. Esta transparencia permite a los gerentes y empleados comprender mejor cómo funcionan sus actividades diarias y cómo se relacionan con los objetivos más amplios de la empresa.
• Agilidad empresarial: permite a las empresas adaptarse rápidamente a los cambios en el mercado o en el entorno normativo. Los procesos pueden ser modificados o actualizados con facilidad para responder a nuevas oportunidades o desafíos.
• Mejora de la calidad y la consistencia: al estandarizar los procesos, BPM asegura una mayor calidad y consistencia en la entrega de productos o servicios, lo que a su vez puede aumentar la satisfacción del cliente.
• Cumplimiento normativo: facilita el cumplimiento de normativas y leyes al asegurar que los procesos empresariales se adhieran a los estándares requeridos. Esto es especialmente importante en industrias altamente reguladas.
• Análisis y mejora continua: BPM no solo ayuda a implementar procesos eficientes sino que también proporciona herramientas para analizar el rendimiento de estos procesos. Esto permite una mejora continua mediante la identificación de áreas de ineficiencia o problemas.
• Reducción de costos: al mejorar la eficiencia y eliminar procesos innecesarios o duplicados, BPM puede llevar a una significativa reducción de costos operativos.
• Toma de decisiones basada en datos: al recopilar y analizar datos de proceso, BPM proporciona insights valiosos que pueden informar decisiones estratégicas y tácticas.

10 Características que debería tener tu herramienta BPM

1. Herramienta de diagramación visual de procesos: el software BPM óptimo debe incluir una función para la creación de diagramas de procesos, la cual posibilite a los usuarios elaborar flujos de trabajo de manera sencilla, sin necesidad de habilidades de programación. Esto reduce la carga sobre el equipo de tecnología de la información y transfiere el control al usuario final.
2. Diseñador de formularios de arrastrar y soltar: al diseñar formularios puedes elegir entre constructores simples o complejos. Al elegirlos, tienes que tener en cuenta con qué se pueden sentir cómodos los usuarios finales y la prevención que puedes hacer de cómo se obtendrá valor conforme los procesos sean más complejos.
3. Movilidad: los sistemas BPM deben tener un soporte móvil para poder facilitar las aprobaciones conforme se necesite así se evita cualquier tipo de retraso.
4. Informes y análisis: analizar los informes permite que la implementación de BPM sea muy potente al mismo tiempo que son fundamentales para obtener información sobre los procesos y las mejoras que se deben efectuar.
5. Fácil integración: la habilidad de un software BPM de primera categoría para integrarse con otras aplicaciones es esencial. Si el software BPM seleccionado carece de esta capacidad de integración, resultará en una inversión considerable de tiempo y esfuerzo en la transferencia de datos entre distintas aplicaciones.
6. Gestión adaptativa de casos: en las organizaciones, no todas las tareas se realizan a través de procesos claramente definidos y estructurados. Existe un nivel considerable de incertidumbre que no se puede abordar efectivamente con las metodologías BPM tradicionales. Si el software BPM incorpora capacidades para la gestión de casos flexibles, ofrece una solución más integral y eficaz.
7. Gestión de datos y documentos: las empresas modernas operan a una velocidad impresionante, lo que naturalmente conduce a la generación de una gran cantidad de datos y documentos. Un sistema BPM de calidad tiene la capacidad de administrar estos datos y documentos de manera eficiente, estableciendo y preservando un recurso de conocimiento de gran valor.
8. Control de acceso basado en roles: la protección de los datos es una cuestión crucial para las organizaciones a nivel global. Es preferible seleccionar un software BPM que ofrezca una gestión detallada del acceso a los datos. Restringir el acceso a información sensible en función de los roles es un método efectivo para asegurar que la seguridad de los datos se mantenga inalterable.
9. Colaboración: independientemente del tipo de trabajo, siempre es esencial una comunicación efectiva entre los participantes de la tarea. Para alcanzar la máxima productividad, lo ideal es que todas las discusiones relacionadas con el trabajo se lleven a cabo en una misma plataforma integrada. Alternar entre diferentes aplicaciones de comunicación resulta un proceso muy desordenado y además, consume mucho tiempo.
10. Integración de la gestión de proyectos: las compañías llevan a cabo tareas específicas que no siempre se ajustan a la categoría de procesos. En ocasiones, los proyectos también requieren ser racionalizados y optimizados. Optar por un software BPM que contemple esta necesidad y posea la funcionalidad para administrar proyectos de manera eficiente será muy beneficioso para tu empresa.

Preguntas que debes hacerte a la hora de elegir un BPM

• ¿Cuáles son las necesidades de BPM de tu equipo? ¿Qué objetivos empresariales esperas alcanzar?
• ¿Cuál es el presupuesto aprobado por su equipo financiero?
• ¿Qué tipo de alojamiento necesitas, local o en la nube?
• ¿Qué modelo de licencia prefieres: código abierto, versiones limitadas gratuitas o versiones de pago?
• ¿Cuánto cuesta el programa? ¿Cuáles son los costes ocultos?
• ¿Qué problemas experimentan tus clientes actuales?
• ¿Qué tipo de retorno de la inversión obtienen tus clientes actuales?
• ¿Qué nivel de conocimientos tecnológicos tienen los usuarios finales?
• ¿Es escalable el software BPM?
• ¿Puede cumplir la normativa del sector?
• ¿Cuánta formación necesitará tu equipo antes de utilizar el programa?
• ¿Cuáles son las opiniones sobre la asistencia del producto?

Las 6 mejores herramientas BPM en 2023

Kissflow: es muy fácil de usar y tiene muy buena interfaz de usuario, amplias opciones de personalización, buena potencia en la gestión de flujos de trabajo y la optimización de procesos al mismo tiempo que también ofrece una muy buena integración con otras herramientas y servicios. 

Appian: es muy potente para aplicaciones de baja codificación, se integra con mucha facilidad y cumple con las normativas establecidas gracias a su alto grado de seguridad. Sin embargo, tiene una curva de aprendizaje más elevada y puede ser cara para pequeñas empresas.

Quickbase: es una herramienta excelente para principiantes ya que su usabilidad es muy sencilla, presenta una personalización flexible y buena gestión de datos. No obstante, le cuesta integrarse con otras herramientas.

Microsoft Power Apps: es una opción estupenda para usuarios de Office 365 ya que se integra perfectamente con productos de Microsoft. Además, es muy escalable. Por otro lado, es menos intuitiva para usuarios que no se encuentran familiarizados con Microsoft. 

Zoho Creator: es fácilmente personalizable, tiene un precio asequible para pequeñas empresas y se integra muy bien con productos Zoho. Sin embargo, presenta funciones limitadas para usuarios avanzados y puede requerir mayor formación para la personalización avanzada. 

Nintex: presenta buenas capacidades de automatización de procesos, se integra muy bien con SharePoint y es fácil de usar para flujos de trabajo basados en formularios. No obstante, es una herramienta cara y limitada en términos de personalización avanzada y complejidad del proceso.

Por qué elegir Kissflow

Elegir Kissflow como solución BPM (Business Process Management) puede ser una decisión acertada por varias razones clave, cada una de las cuales atiende a diferentes necesidades empresariales:

• Facilidad de uso: Kissflow es conocida por su interfaz intuitiva y facilidad de uso. Permite a los usuarios con poco o ningún conocimiento técnico diseñar y gestionar procesos de forma eficiente.
• Personalización y Flexibilidad: ofrece amplias opciones de personalización, lo que permite a las empresas adaptar los flujos de trabajo y procesos a sus necesidades específicas sin necesidad de una codificación compleja.
• Automatización de procesos: Kissflow es potente en la automatización de procesos, permitiendo a las empresas optimizar tareas repetitivas, reduciendo errores y ahorrando tiempo.
• Integración con otras Herramientas: posee buenas capacidades de integración, lo que permite conectar fácilmente con otras aplicaciones y servicios, mejorando el flujo de trabajo y la eficiencia.
• Gestión de flujos de trabajo: es particularmente eficaz en la gestión de flujos de trabajo, ayudando a las organizaciones a mantenerse organizadas y a mejorar la coordinación entre diferentes departamentos.
• Accesibilidad en la nube: Al ser una plataforma basada en la nube, ofrece accesibilidad y flexibilidad, permitiendo a los usuarios acceder a sus procesos y datos desde cualquier lugar.
• Soporte y seguridad: Kissflow proporciona un buen nivel de soporte al cliente y mantiene un alto estándar en términos de seguridad y cumplimiento de normativas.
• Costo-Eficiencia: ofrece un buen equilibrio entre características y precio, lo que lo hace atractivo para una amplia gama de empresas, incluidas las pequeñas y medianas empresas.
• Orientación al cliente: la plataforma se enfoca en mejorar los procesos que impactan directamente al cliente, mejorando así la experiencia del cliente.
  Como se puede comprobar, Kissflow destaca por su facilidad de uso, personalización y eficacia en la gestión de flujos de trabajo, lo que la hace una opción sólida para muchas empresas.