هتف رالف والدو إيمرسون بشكل مشهور ، "كم من حياة الإنسان تضيع في الانتظار!"
يكاد يكون هذا إهدارًا إجراميًا - انتظار الحافلة ، انتظار مكالمة ، حتى انتظار الموافقات في مكان العمل!
لحسن الحظ ، يمكن تحسين الموافقات من أجل السرعة والكفاءة بمساعدة أتمتة سير العمل.
ما هي الموافقة على أتمتة سير العمل؟
تتطلب غالبية العمليات التجارية موافقات من المناصب الرئيسية قبل إكمالها. بالنسبة لمثل هذه العمليات ، تنشئ الشركات تدفقات عمل الموافقة التي تحدد بالتسلسل جميع المهام المعنية. تتمثل الطريقة الأكيدة لتحسين كفاءة سير عمل الموافقة في جعلها آلية باستخدام أنظمة إدارة سير العمل.
سير عمل الموافقة قيد التنفيذ
مثال نموذجي لسير عمل الموافقة هو تقارير نفقات الموظف. عندما يتكبد الموظفون نفقات تتعلق بالعمل ، يمكنهم إما طلب الأموال تحسباً أو المطالبة بالتعويضات في وقت لاحق. في كلتا الحالتين ، يحتاجون إلى تقديم تقارير النفقات والفواتير الداعمة.
- تبدأ العملية بإرسال الموظف تقرير المصاريف إلى رئيس قسمه. يراجع رئيس القسم ويوافق عليه أو يعيده إلى الموظف لإجراء التغييرات. بمجرد الموافقة ، يتم إرسال التقرير إلى الإدارة المالية.
- في الإدارة المالية ، يقوم عضو الفريق المعتمد بمراجعة التقرير. يمكن للفريق المالي أيضًا الموافقة على مبلغ الدفع أو طلب مزيد من المعلومات التوضيحية أو التغييرات.
- في حالة وجود مطالبة تعويض متضمنة ، يتم إرسال التقرير المعتمد إلى فريق المدفوعات ، والذي يشرع بعد ذلك في الدفع للموظف من خلال شيك أو تحويل حساب. بالتناوب ، إذا أعاد الموظف جزءًا من السلفة ، فإن فريق التحصيل يتلقى ويقر بنفس الشيء.
كما ترى ، يمكن أن تتضمن عملية بسيطة مثل تقارير المصروفات العديد من الأشخاص وتتطلب موافقات متعددة. عندما لا يتم تطبيق أتمتة سير العمل ، يمكن أن تتحول هذه العمليات إلى فوضى وتأخيرات لا نهاية لها بسهولة بالغة.
الحاجة إلى اعتماد برامج سير العمل
يمكن أن تكون الموافقات أكثر فاعلية باستخدام برامج سير عمل الموافقة. هذه التطبيقات ضرورية للشركات لتحقيقها
- تبسيط العمليات وتقليل الإدخال اليدوي
- موافقات أسرع
- تقليل الأخطاء والطلبات المعتمدة بشكل غير صحيح
- تحسين الامتثال للوائح الصناعة ومسارات التدقيق
- تقليل التأخيرات والاختناقات
بدون الموافقة على برامج سير العمل ، يمكن أن تكون العمليات غير فعالة وغير دقيقة وتستغرق وقتًا طويلاً وجهدًا. الشركات التي ترغب في تحقيق أقصى قدر من الكفاءة تختار دائمًا الاستثمار فيها.
الميزات التي يجب البحث عنها عند اختيار برنامج سير عمل الموافقة
تتضمن قائمة التحقق لتحديد برامج سير عمل الموافقة الأنسب لاحتياجاتك الميزات التالية.
مصمم بصري بديهي
سيحرز برنامج الموافقة المثالي درجات عالية في سهولة الاستخدام. يجب على الموظفين الذين ليس لديهم معرفة بالبرمجة أن يجدوا التجربة خالية من الاحتكاك.
نماذج السحب والإفلات
يجب أن يتميز منشئ النموذج بحقول شاملة لتمكين التخصيص الأقصى. بغض النظر عن طبيعة المتطلبات ، يجب أن يكون المستخدم قادرًا على تصميم نموذج بسهولة.
التكنولوجيا القائمة على السحابة
إذا كنت تسعى للحصول على موافقة برامج سير العمل لزيادة الإنتاجية ، فمن الأفضل أن تفكر في الخيارات القائمة على تقنية السحابة. مع الحد الأدنى من تعطل الشبكة وقاعدة البيانات المركزية ، ستشهد عملياتك زيادة في وقت الاستجابة.
حماية
غالبًا ما يكون أمان البيانات مصدر قلق كبير للشركات التي تفكر في الانتقال إلى التطبيقات المستندة إلى السحابة. يعالج برنامج سير عمل الموافقة الفعال هذا من خلال ميزات مثل الوصول المستند إلى الدور. يمكنك تقييد الوصول إلى معلومات محددة للأشخاص المعنيين فقط ، وبالتالي حماية المعلومات الحساسة.
تكامل سهل
بالنظر إلى أن الشركات تستخدم مجموعة متنوعة من التطبيقات ، فإن أحد المعايير الأعلى للحصول على موافقة جيدة على برامج سير العمل هو التكامل السهل. إن قضاء وقت ثمين وطاقة في محاولة دمج التطبيقات الحالية مع البرنامج الجديد غير فعال.
التحليلات والتقارير
يجب أن يتميز برنامج سير عمل الموافقة الصحيح بقدرات قوية على إعداد التقارير والتحليلات. الفكرة هي مراقبة العمليات وتحليلها وتحسينها بشكل دوري لزيادة الكفاءة.
قابلية التوسع
غالبًا ما يتم نسيان الميزة التي يجب مراعاتها وهي قابلية التوسع. يجب أن يُنظر إلى برنامج سير عمل الموافقة على أنه استثمار طويل الأجل ، وبالتالي يجب أن يكون التطبيق قادرًا على التوسع جنبًا إلى جنب مع عملك المتنامي.
الاختيار الصحيح للموافقات السريعة
إذا كنت ترغب في جعل عمليات الموافقة الخاصة بك أسرع وأكثر كفاءة ، فيمكن أن تساعدك Kissflow في تحقيق ذلك بسهولة. يقوم بفحص جميع المربعات التي تحتاجها وهو ممتع في الاستخدام.
تعمل Kissflow على تشغيل العمليات بسلاسة من خلال الإخطارات التي يمكن إعدادها بناءً على متطلباتك. يعمل برنامج الموافقة على سير العمل من كيسفلو على تبسيط عملية الموافقة عبر جميع أعمال الصناعة ، مثل التسويق والتمويل وتكنولوجيا المعلومات والموارد البشرية والتعليم والحكومة وأنواع الخدمات الأخرى. يساعدك على إنشاء لوحات معلومات ثاقبة يمكنها إبلاغك بحالة العملية دون عناء. علاوة على ذلك ، يتسم نموذج التسعير بالشفافية والبساطة.
قم بالتسجيل للحصول على نسخة تجريبية مجانية وإلقاء نظرة خاطفة على كيف يمكن لـ Kissflow Workflow أن يجعل الموافقات أسهل.
